ProSystems Hospitality Solutions

Hospitality Solutions

Aνάπτυξη εφαρμογών λογισμικού και εξειδικευμένη παροχή υπηρεσιών
στον τομέα της πολλά υποσχόμενης τουριστικής βιομηχανίας

Συχνές ερωτήσεις

Βρείτε εδώ τις απαντήσεις στις πιο συχνές ερωτήσεις.

Πως ανοίγουμε νέα χρήση στο FiloXenia;

  • Πριν την έναρξη της διαδικασίας πρέπει να έχετε πάρει αντίγραφα ασφαλείας (backup). Κατά την διάρκεια της διαδικασίας αυτής όλοι οι υπόλοιποι χρήστες του δικτύου πρέπει να είναι εκτός FiloXenia και στον υπολογιστή όπου εκτελείται το άνοιγμα όλες οι υπόλοιπες εφαρμογές επίσης κλειστές. Το άνοιγμα χρήσης μπορεί να γίνει μόνο μία φορά.
  • Στο μενού του Front Office ή άλλου μενού του FiloXenia κλικ στην επιλογή ‘ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ’ και αμέσως μετά κλικ στην επιλογή ‘ΓΙΑ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ’. Σημειώστε τον Κωδικό ελέγχου, θα σας ζητηθεί αργότερα.
  • Στο μενού του Front Office ή άλλου μενού του FiloXenia κλικ στον ΧΡΟΝΟ ΧΡΗΣΗΣ. Θα εμφανιστεί λίστα για επιλογή χρόνου. Επιλέγουμε το 2020. Θα εμφανιστεί το προειδοποιητικό μήνυμα ‘Μη υπαρκτή χρήση, Επιθυμείτε την δημιουργία νέας;’. Κλικ στην επιλογή ‘ΝΑΙ’ για συνέχεια. 
  • Θα εμφανιστεί το προειδοποιητικό μήνυμα για το αν έχετε πάρει αντίγραφα ασφαλείας. Εφόσον αυτό έχει γίνει, κλικ στην επιλογή ‘ΝΑΙ’ για συνέχεια. 
  • Θα σας ζητηθεί να πληκτρολογήσετε τον κωδικό ελέγχου. Πληκτρολογήστε τον κωδικό και πιέστε ‘ENTER’. Η διαδικασία θα πάρει λίγο χρόνο. Στην χρήση του 2020 μετά το τέλος της διαδικασίας.
  • Στην επιλογή από το μενού του Front Office, ΕΡΓΑΛΕΙΑ  ⇒ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ⇒ ΒΙΒΛΙΟ ΠΟΡΤΑΣ η τελική ημερομηνία να γίνει 31/12/2019 ή η προηγούμενη της ημερομηνίας που ανοίγει το ξενοδοχείο. Η διαδικασία ανοίγματος έχει μηδενίσει τις αριθμήσεις των λογαριασμών (Τιμολόγια, Πιστωτικά…) και στην νέα χρήση θα ξεκινήσουν από το 1.
  • Εάν ο λογιστής σας υποδείξει ότι οι αριθμήσεις πρέπει να συνεχίσουν από εκεί που τελείωσαν στην προηγούμενη χρήση τότε στην επιλογή ‘ΕΡΓΑΛΕΙΑ ⇒  ΕΙΔΗ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ οι αριθμήσεις πρέπει να διορθωθούν και ο αριθμός για το κάθε είδος να είναι ίδιος με αυτόν του τελευταίου παραστατικού που έχει εκδοθεί στην προηγούμενη χρήση. 
  • Στην επιλογή από το μενού του Front Office, ΕΡΓΑΛΕΙΑ ⇒ ΧΩΡΗΤΙΚΟΤΗΤΑ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΟΥ , δημιουργούμε την δυναμικότητα του ξενοδοχείου για την νέα χρήση.

  • Στην επιλογή από το μενού του Front Office, ΕΡΓΑΛΕΙΑ  ⇒ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ⇒ ΣΥΜΦΩΝΙΑ θα πρέπει τα ποσοστά και οι ημερομηνίες ισχύς διαχωρισμού να οριστούν ανάλογα για την νέα χρήση. 

  • Μετά το τέλος μπορούμε να δουλέψουμε την χρήση που επιθυμούμε επιλέγοντας με κλικ στον χρόνο χρήσης από το μενού.
  • Οι πελάτες που παραμένουν στο ξενοδοχείο και την 31/12/2019 και αναχωρούν 1/1/2020 και μετά, στην χρήση 2019 πρέπει να έχουν αναχώρηση 1/1/2020. Για το διάστημα 1/1/2020 και μετά πρέπει να γίνουν νέες κρατήσεις στην χρήση του 2020. Οι πελάτες αυτοί δηλαδή κατά την αναχώρησή τους θα παραλάβουν 2 τιμολόγια, ένα για την παραμονή τους στο 2019 και ένα για το 2020.
  • Η 31/12/2019 θα κλείσει κανονικά όπως όλες οι άλλες ημέρες στο 2019. Η 1/1/2020 θα κλείσει δύο φορές μία στην χρήση 2019 μετά την έκδοση των τιμολογίων και των Check-Out των πελατών και μία στο 2020 η οποία είναι κανονική μέρα όπως όλες τις άλλες. 
  • Η κάθε χρήση είναι μοναδική και δεν επηρεάζει η μία την άλλη. Αυτό σημαίνει ότι η όποια αλλαγή, προσθήκη, διαγραφή στα αρχεία όπως πχ. πελάτες, τμήματα, συμβόλαια αφορά μόνο την χρήση στην οποία δουλεύετε.

Πως κάνουμε μεταφορά Υπολοίπων Πελατών;

  • Από την Χρήση 2020 κλικ στα ΕΡΓΑΛΕΙΑΜΕΤΑΦΟΡΑ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ ΠΕΛΑΤΩΝ (Utilities ⇒ Client Balance Transfer). 
  • Ελέγχουμε το Από Χρήση σε Χρήση (From Year to Year) να είναι σωστά και πατάμε ΜΕΤΑΦΟΡΑ (Transfer). 
  • Σε περίπτωση που επιθυμούμε την ακύρωση της μεταφοράς πατάμε ΑΚΥΡΩΣΗ ΜΕΤΑΦΟΡΑΣ (Cancel Created Transfer).

Πως κάνουμε μεταφορά απογραφής Προϊόντων;

  • Από την Χρήση 2020 κλικ στα ΕΡΓΑΛΕΙΑΜΕΤΑΦΟΡΑ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ. Επιλέγουμε το τμήμα και πατάμε ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ.
  • Επιλέγουμε την ΗΜΕΡ/ΝΙΑ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ σε ΜΕΤΑΦΟΡΑ και την ΗΜΕΡ/ΝΙΑ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ ΝΕΑΣ ΧΡΗΣΗΣ.
  • Επίσης επιλέγουμε αν η μεταφορά θα γίνει με ΜΤΑ ή με ΤΤΑ και πατάμε ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΑΛΛΑΓΩΝ.
ProSystems_300x66_grey

Εάν έχετε μια ερώτηση στην οποία δεν έχετε πάρει απάντηση εδώ, προκαλούμε να επικοινωνήσετε με μας